План стратегической сессии для HoReCa: с чего начать?

Стратегическая сессия – это управленческая встреча, где собственник и команда вместе формулируют цели, приоритеты и решения. Важно, чтобы процесс не сводился к общим разговорам. Здесь помогает четкий план стратегической сессии: он задает структуру обсуждения, помогает двигаться по шагам и фиксировать конкретные результаты.
1.Определите цель и формат
Первый шаг – понять, зачем нужна сессия. Цель должна быть конкретной, например:

• повысить эффективность филиалов на Х%;
• определить стратегию развития на год;
• уменьшить расходы на 10%;
• увеличить прибыль на 20%;
• пересмотреть стандарты сервиса так, чтобы увеличить средний чек на 15%.

Без четкой цели сессия превращается в обсуждение, которое ничего не меняет. Заранее зафиксируйте результат, который хотите получить на выходе: к примеру, дорожную карту по увеличению загрузки на 20% или план запуска нового направления доставки за 30 дней.

• Плохой пример: «Улучшить работу ресторана».
• Хороший пример: «Разработать план по увеличению среднего чека на 12% до конца квартала» или «Определить три новых канала привлечения гостей на фоне падения трафика».

Решите, каким будет формат – внутренний(внутри команды) или с внешним модератором. Второй вариант предпочтительнее: профессиональный фасилитатор удерживает структуру и помогает группе прийти к конкретным решениям.
2.Соберите данные для анализа
До планирования самой встречи подготовьте:

• финансовые показатели (выручка, расходы, маржинальность);
• отчеты по загрузке, бронированию, среднему чеку;
• отзывы гостей, данные из CRM;
• уровень текучести персонала;
• активность конкурентов;
• другие отчеты и данные, связанные с целью будущей стратегической сессии.

Разошлите эти данные участникам за 1-2 дня. Это позволит начать сессию с общего уровня информированности. Данные станут отправной точкой для стратегических решений. Руководителю важно не гадать, а опираться на факты, тогда план развития будет реалистичным.
3.Сформируйте команду участников
Сессия должна объединить ключевых людей, которые реально влияют на бизнес:
руководителей подразделений, администраторов, менеджеров, иногда даже шеф-повара или управляющего залом. Но не приглашайте всех подряд. Лишние участники замедляют работу и уводят обсуждение в сторону. Оптимальное количество участников – 6-10 человек.
Перед встречей важно провести подготовительное анкетирование, узнать у команды, что работает хорошо, а что требует улучшения. Это сэкономит время и даст объективную базу для анализа.
Только после этих трех пунктов можно переходить к программе и таймингу стратегической сессии.
Хорошо составленный план стратегической сессии включает 4–5 основных блоков:

1. Анализ текущего положения.
2. Цели на период (год, сезон).
3. Основные вызовы и барьеры.
4. Идеи и направления роста.
5. Конкретные шаги и ответственные лица.

Каждый блок должен иметь временные рамки и ожидаемый результат. Например, «20 минут на анализ», «30 минут на формирование целей», «итог –план с тремя приоритетными направлениями, сроками и ответственными». Если план детализирован, сессия идет правильно, то обычно она укладывается в 4–6 часов.
Пример:

• 10:00–10:15. Введение. Оглашаем цель и правила работы (никакой критики на этапе генерации, один говорящий).
• 10:15–11:00. Анализ. «Где мы сейчас?». Обсуждаем подготовленные данные. SWOT-анализ.
• 11:00–12:30. Фокус. «Куда мы хотим?». Формируем конкретную, измеримую цель на год/квартал.
• 12:30–14:00. Решения. «Как нам этого достичь?». Мозговой штурм по инициативам и проектам.
• 14:00–14:30. Действия. Фиксируем план: что, кто, к какому сроку.

Если начать с четко продуманного плана, вовлечь команду и структурировать процесс, можно за один день получить ясную стратегию развития и конкретный план действий. Но даже опытным руководителям сложно быть одновременно участником и ведущим. Поэтому важно назначить модератора, который будет контролировать время, порядок обсуждения и помогать команде приходить к решениям. Если такой специалиста нет в штате, стоит обратиться к профессионалам.
Компания HoReCaTraining специализируется на организации стратегических сессий, обучении управленцев и услугах для команд в сфере HoReCa.Эксперты компании разрабатывают сценарий, проводят сессию, фиксируют итоги и помогают превратить идеи в конкретный план действий. Это сэкономит время и повысит эффективность встречи.