БЛОГ

KPI компании — правильные ключевые компетенции сотрудников

В этой статье ответим на важные вопросы:
что должны включать в себя KPI, как правильно комбинировать командные и индивидуальные KPI, каковы распространенные ошибки при внедрении KPI, как часто следует менять KPI, а также приведем пример расчета KPI.
KPI компании — правильные ключевые компетенции сотрудников Статья от HoReCa Training Юлия Фандюшина
БЛОГ

KPI компании — правильные ключевые компетенции сотрудников

В этой статье ответим на важные вопросы:
что должны включать в себя KPI, как правильно комбинировать командные и индивидуальные KPI, каковы распространенные ошибки при внедрении KPI, как часто следует менять KPI, а также приведем пример расчета KPI.
Ксения Михеева - консультант по маркетингу в HoReCa Training
Ксения Михеева
Консультант по маркетингу
в HoReCa Training

На этапе роста любой компании всегда возникает вопрос о правильных KPI (англ. key performance indicators, ключевых показателях эффективности), на которые нужно обратить внимание руководителям и их командам. Важно помнить, что разработка правильных KPI внутри отделов должна отвечать на самый главный вопрос: как эти показатели скажутся на основных метриках, которые нужно изменить в рамках стратегических целей компании.

Важно помнить о том, что KPI представляют собой измеримые значения, которые помогают оценивать успех компании или сотрудников в достижении ключевых бизнес-целей.
При стандартном формировании KPI они должны включать в себя:
1
Цель — показатель, который ставится в план, при выполнении которого сотрудник получает бонусную часть в полной мере
Помните о том, что цель должна быть достижимой, но амбициозной. Нереальная цель никогда не будет выполнена сотрудниками и послужит дополнительным фактором для демотивации.
2
Максимальное значение выплаты при перевыполнении KPI
Если вы только внедряете ключевые показатели эффективности для ваших сотрудников, важно ограничить каждый из них максимальным значением выполнения (например, 120%) — в этом случае вы дополнительно перестрахуетесь с финансовой точки зрения и сможете планомерно планировать расходную часть и ФОТ внутри ваших команд.

  • Для отделов продаж, в случае если вы работаете с активными и холодными продажами, наоборот, важно не устанавливать верхнюю планку, но в этом случае эффективно прорабатывать ступенчатую систему выплаты процента с суммы приведенных клиентов.
3
База — допустимый минимум, который должен быть выполнен
В этом случае сотрудник может претендовать на бонусную часть по KPI. Если база не выполняется, бонусная часть по этому KPI не выплачивается.

  • Важно помнить о том, что базовая часть может быть скорректирована и занижена в случае сильного воздействия внешних факторов (например, COVID-19, снижение притока иностранных гостей в связи с санкциями, погодные изменения, теракты, серьезные ошибки других отделов, которые косвенно могут влиять на показатель и др.)
4
Вес показателя — это коэффициент, который показывает, какая доля бонусной части, привязанной к KPI, приходится именно на этот показатель
Важно учитывать вес показателя, так как от этого будет зависеть структура дохода сотрудника. Вес также помогает «подсветить» сотруднику важность и приоритет каждого из поставленных перед ним KPI.

  • Например, для сотрудников отдела бронирования вы можете внедрить три показателя — план продаж, скорость ответа, конверсия в бронирования по телефону и распределить веса между показателями в зависимости от важности каждого из них (например, выполнение плана продаж — 0.6, скорость ответа на звонки — 0.1, конверсия в бронирования по телефону — 0.3). Сумма весов всех показателей должна составлять единицу, чтобы математика сошлась.

Пример расчета KPI

На KPI важно отвести определенную часть оклада. Рассмотрим простой пример с использованием вышеупомянутых составляющих:
Легенда:
Сейчас ваш сотрудник получает 50 000 рублей, и вы хотите внедрить KPI на часть окладной части.
Вы принимаете решение сделать распределение: 60% — окладная часть, 40% — KPI. Внутри KPI вы определили 3 основных показателя: один индивидуальный с весом 60%, один качественный с весом 20% и один командный с весом 20%.
Минимальный порог выполнения каждого из показателей составляет 60%, максимальный — 120%.
  • 1
    При невыполнении всех показателей ваш сотрудник получит:
    60% от 50 000 рублей = 30 000 рублей
    Выплата по KPI составит 0 рублей

    Итого:
    30 000 рублей
  • 2
    При выполнении базовых значений всех ключевых показателей эффективности ваш сотрудник получит:
    Окладная часть = 30 000 рублей

    KPI 1 = 20 000 рублей * 0.6 (вес первого показателя = 60%) * 0.6 (минимальный порог выполнения) = 7 200 рублей
    KPI 2 = 20 000 рублей * 0.2 (вес второго показателя = 20%) * 0.6 (минимальный порог выполнения) = 2 400 рублей
    KPI 3 = 20 000 рублей * 0.2 (вес третьего показателя = 20%) * 0.6 (минимальный порог выполнения) = 2 400 рублей

    Итого:
    30 000 + 7 200 + 2 400 + 2 400 = 42 000 рублей
  • 3
    При выполнении целевых значений всех ключевых показателей эффективности ваш сотрудник получит:
    Окладная часть = 30 000 рублей

    KPI 1 = 20 000 рублей * 0.6 (вес первого показателя = 60%) * 1 (100% по выполнению цели) = 12 000 рублей
    KPI 2 = 20 000 рублей * 0.2 (вес второго показателя = 20%) * 1 (100% по выполнению цели) = 4 000 рублей
    KPI 3 = 20 000 рублей * 0.2 (вес третьего показателя = 20%) * 1 (100% по выполнению цели) = 4 000 рублей

    Итого:
    30 000 + 12 000 + 4 000 + 4 000 = 50 000 рублей (стандартная окладная часть, которая была до внедрения KPI)
  • 4
    При перевыполнении целевых значений всех ключевых показателей эффективности ваш сотрудник получит:
    Окладная часть = 30 000 рублей

    KPI 1 = 20 000 рублей * 0.6 (вес первого показателя = 60%) * 1.2 (120% — верхний порог по выплате для показателя) = 14 400 рублей
    KPI 2 = 20 000 рублей * 0.2 (вес второго показателя = 20%) * 1.2 (120% — верхний порог по выплате для показателя) = 4 800 рублей
    KPI 3 = 20 000 рублей * 0.2 (вес третьего показателя = 20%) * 1.2 (120% — верхний порог по выплате для показателя) = 4 800 рублей

    Итого:
    30 000 + 14 400 + 4 800 + 4 800 = 54 000 рублей (максимальный доход, который может получить ваш сотрудник при перевыполнении плана)

N.B.! В примере специально приведены простые расчеты для иллюстрации стандартной структуры построения ФОТ сотрудника до и после внедрения KPI.

Отличие и важность комбинирования индивидуальных и командных KPI:

✦ Если ваши сотрудники работают в команде и для них ставится общий KPI, на который может воздействовать каждый участник команды, правильнее всего вынести его в виде командного показателя.
В этом случае сотрудники будут вместе достигать поставленной цели, что положительно скажется на командообразовании и действиях сотрудников в случае отставания или ошибок со стороны одного члена команды.

Простейший пример такого показателя:
общий план продаж, плановый рейтинг на Яндекс. Картах или количество положительных отзывов.

✦ Если вы ставите сотруднику индивидуальный план продаж либо любой другой показатель, который будет выполняться сотрудником индивидуально, важно выносить его именно на личный уровень, так как результат по этому показателю зависит именно от конкретного сотрудника.
Индивидуальные показатели помогут, в том числе, и руководителю оценить работу своей команды.
Мы рекомендуем комбинировать индивидуальные и командные показатели для того, чтобы качественно оценивать индивидуальный вклад каждого участника команды в развитие вашей компании, а также не упускать из вида командную работу и экологичную атмосферу внутри коллектива.

Самые распространенные ошибки во время внедрения KPI в компании

  • KPI занижены
    В этом случае у команды есть возможность без особых усилий добиваться их выполнения, а когда ошибка будет найдена, потребуется достаточно много времени, чтобы перестроить сложившийся формат работы команды.
  • KPI сильно завышены
    В этом случае сотрудники ваших подразделений будут демотивированы завышенными планами. Помните, что невыполнение большей части команды допустимого минимума каждого из KPI — серьезный звоночек о том, что вам стоит пересмотреть цели.
  • KPI существуют отдельно от стратегических целей компании
    В этом случае внутри вашей команды может произойти классический сценарий басни «Лебедь, рак и щука», так как каждый отдел или сотрудник внутри команды будет перетягивать фокус на показатели бизнеса, которые не являются для вас стратегическими.
  • Структура KPI содержит только показатель выполнения плана продаж
    Даже если мы говорим об отделе продаж, важно ставить в фокус внимания не только количественные, но и качественные показатели работы команды.
  • Слишком много KPI для каждого сотрудника
    Оптимальное количество показателей, которое можно ставить сотрудникам — от двух до пяти. Также рекомендуется комбинирование количественных, качественных, индивидуальных и командных KPI.

Как часто можно менять KPI?

  • Мы не рекомендуем корректировать KPI чаще, чем раз в 6 месяцев, так как минимальный срок перестройки любой компании на новую систему оценок и премирования составляет 2−3 месяца.
  • Если вы впервые внедряете KPI, то важно уведомить об этом команду заранее и проверить новую рабочую модель в рамках тестового периода, чтобы убедиться в том, что показатели эффективности выполнимы и не занижены.
  • Проводить ревью внедренных KPI лучше всего раз в 12−18 месяцев и сопоставлять их со стратегическими целями компании.
  • Самое главное, о чем важно помнить:

    KPI важны не только для руководителей компании, чтобы «держать руку на пульсе», но и для линейного персонала, для которых важно прозрачно понимать структуру их дохода и задачи, которые стоят в приоритете.

Обратитесь в HoReCa Training для разработки KPI и системы мотивации

Разработка KPI и системы мотивации для гостиниц, отелей и ресторанов HoReCa Training
Закажите разработку KPI или разработку системы мотивации персонала гостиницы, отеля или ресторана в HoReCa Training.

Мы поможем, если перед вами стоит задача внедрения, переработки или оценки текущих KPI и проработки системы мотивации на их базе.
Изучите и другие наши статьи: