БЛОГ

Как организовать и провести стратегическую сессию для команды?

Зачем проводят стратегическую сессию, и как организовать и провести ее так, чтобы получить результат
Стратегическая сессия для команды Статья от HoReCa Training Юлия Фандюшина
БЛОГ

Как организовать и провести стратегическую сессию для команды?

Зачем проводят стратегическую сессию, и как организовать и провести ее так, чтобы получить результат
Юлия Фандюшина - основатель и ведущий бизнес-тренер в HoReCa Training
Основатель и ведущий бизнес-тренер
в HoReCa Training

Зачем проводят стратегические сессии?

Стратегическая сессия команды позволяет ключевым сотрудникам вырваться из операционных задач и задуматься о глобальных перспективах бизнеса, синхронизировать задачи отделов со стратегией всей компании.

Сотрудники вместе ищут решение кризисных ситуаций, определяют долгосрочные цели и способы их достижения.
Стратсессию проводят с целью:

✦ Разработки стратегии развития компании, проекта или направления (в области сервиса, продаж, управления персоналом);

✦ Создания новых продуктов/ услуг и бизнес-моделей;

✦ Нахождения решений проблем (таких как высокая текучесть кадров, снижение прибыли, усиление конкуренции);

✦ Улучшения контакта между руководителями и специалистами, повышения вовлеченности в работу компании;

✦ Формирования годовых целей компании.

Кто участвует в стратегической сессии?

В зависимости от цели в сессии могут участвовать:

✦ топ-менеджеры (руководители первого звена);
✦ начальники отделов (линейные руководители);
✦ ведущие сотрудники различных отделов;
✦ отраслевые эксперты.

Как организовать стратегическую сессию?

В отличие от обычных совещаний, стратегическая сессия требует тщательной подготовки и четкого планирования.

Это ключевой инструмент для разработки и утверждения стратегии компании. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые мы проходим вместе с заказчиком для успешного проведения стратегической сессии.

Подготовка. До сессии

1
Определение цели
Прежде всего, необходимо ясно сформулировать цель стратегической сессии.

Например:
• Поиск новых каналов продаж;
• Улучшение сервисного обслуживания для внешних и внутренних клиентов (сотрудников);
• Разработка способов сокращения производственных затрат.

Важно, чтобы цель была конкретной и содержала ожидаемый результат.
2
Выбор участников
Количество и состав участников зависят от масштаба поставленной цели.
Для крупных стратегических инициатив требуется привлечение высшего руководства компании, в то время как для более узконаправленных задач достаточно ключевых специалистов и руководителей соответствующих отделов.
3
Подготовка и визуализация данных
Для эффективного обсуждения необходимо предварительно собрать и визуализировать данные, необходимые для принятия стратегических решений.

Это может включать анализ рынка, конкурентов, бенчмаркинг, SWOT-анализ, анализ внутреннего и внешнего сервиса.
Представление данных в форме графиков и диаграмм поможет участникам лучше понять текущую ситуацию и выработать стратегические решения.
4
Разработка сценария
Ядро всего мероприятия — поэтапный план с указанием всех блоков обсуждаемых вопросов, инструментов аналитики и таймингов сессии.

Чтобы создать сценарий, нужно:
• сформулировать цель и ожидаемые результаты;
• спроектировать маршрут сессии — последовательность блоков в сценарии;
• выбрать инструменты, которые будут использовать участники на каждом этапе;
• составить расписание и следить, чтобы блоки не были слишком долгими.
Оптимальное время от 30 минут до часа.


Почему тщательная подготовка к стратегической сессии так важна?

Правильно организованная стратегическая сессия может стать мощным инструментом для разработки и утверждения стратегии компании.

Грамотно выбранные участники, подготовленные данные и эффективное проведение сессии помогут достичь поставленных целей и принять обоснованные стратегические решения.

Основные правила проведения стратегической сессии

✦ Стратегическая сессия, по возможности, должна быть выездная, чтобы сотрудники не отвлекались на рабочие процессы.

✦ Стратегическая сессия может длиться от 1 до 3 дней в зависимости от сложности поставленных задач и объема обсуждаемых вопросов.

✦ Важно поддерживать фокус участников на ключевых аспектах, поэтому важнейшие данные следует представлять на слайдах в форме графиков и диаграмм.

✦ Установить правила. В самом начале важно прояснить регламенты сессии: нужно ли поднимать руку или можно говорить с места, каждый ли обязан высказаться по каждому вопросу и т. п.
Такие вопросы могут показаться незначительными, но если их не обсудить, будет сложно сохранить порядок. А отсутствие дисциплины сбивает участников и разрушает деловую атмосферу.

Из каких этапов состоит стратегическая сессия?

Этапы и продолжительность сессии зависит от целей и масштабов бизнеса, финансовых возможностей и состава участников.

Стратегическая сессия включает в себя несколько обязательных этапов, обеспечивающих эффективное обсуждение и разработку стратегии компании:

  • Вступление
    Внешний фасилитатор объявляет цель и формат сессии, создавая атмосферу открытого общения. Задавая вопросы и интересуясь мнением участников, он разогревает обсуждение.
  • Обзор текущего положения дел
    На этом этапе представляется аналитика по теме собранных данных.
    Руководители отделов и эксперты могут презентовать подготовленные доклады, помогая погрузить всех участников в контекст обсуждения.
  • Генерация идей с помощью инструментов стратегической сессии
    1. Impact Mapping
    2. OKR
    3. SWOT/TOWS
    4. Customer Journey Map

    Этот этап направлен на генерацию максимального количества идей и отбор наилучших из них для дальнейшей разработки. Участники работают в группах, где свободно делятся всем, что кажется полезным и интересным.
  • Презентация и обсуждение предложений
    Лучшие идеи представляются другим участникам для аргументации и обсуждения. В ходе дискуссии идеи приобретают свой финальный вид. Проводится голосование.
  • Подведение итогов
    В конце ведущий формулирует выводы и визуализирует их.

    Результатом могут быть согласованные направления развития на ближайшие годы, стратегическое видение, новая миссия компании, идеи новых продуктов или набор антикризисных мер, в зависимости от изначальной цели сессии.
  • В конце сессии важно
    1. Четко изложить решения и дальнейшие планы. Участники должны выходить с сессии с уверенностью и знанием, что их ждет дальше. Если после многочасовых обсуждений решение не было найдено, что-то пошло не так.

    2. Собрать обратную связь. Если сотрудники будут воспринимать стратсессию как наказание или пустую трату времени, пользы от нее не будет. Важно отслеживать настроение участников, реагировать на замечания и учесть критику при подготовке следующих мероприятий.

Подведем итог

  • Стратегическая сессия — это групповое мероприятие, на котором руководители бизнеса и ключевые сотрудники сообща ищут решения важнейших задач и планируют будущее компании.
  • Стратегическая сессия помогает разработать стратегию развития компании, найти выход из кризиса, придумать новые продукты и бизнес-модели, наладить взаимодействие между руководителями и ключевыми сотрудниками.
  • Во время стратегической сессии проводится анализ текущего положения дел, мозговой штурм, коллективный поиск лучших решений и внесение их в итоговую дорожную карту.

Закажите стратегическую сессию в HoReCa Training

На счету HoReCa Training более 50-ти успешно проведенных стратегических сессий. Мы точно знаем, как вам помочь!
Изучите и другие наши статьи: